Kosten en budget
Hoeveel kost een verlopen keuring je werkelijk als de ploeg stil komt te staan?
De factuur van een verlopen keuring bestaat niet. Er komt geen rekening binnen met "keuring te laat" erop, en juist daarom blijft deze kostenpost jarenlang onzichtbaar in de cijfers van een installatie- of bouwbedrijf. In dit artikel zet je de posten op een rij, reken je ze door met je eigen getallen en zie je waar de rekening in de praktijk terechtkomt.
Waarom de rekening nooit als één bedrag verschijnt
Als een hijsband is afgekeurd of een diploma is verlopen, ontstaat er geen enkele post die je later kunt terugvinden. De kosten verdwijnen in de uren van de ploeg, in een spoedtarief van een keurende partij, in een dag uitloop op de planning en in het humeur van een opdrachtgever.
Daardoor voelt keuringsbeheer als een uitgave en niet als een besparing. Het omgekeerde is waar, maar dat zie je pas als je de verspreide posten bij elkaar optelt. Dat is precies wat dit artikel doet.
Verwacht hier geen algemene percentages of onderzoekscijfers. De bedragen die ertoe doen, zijn jouw bedragen: jouw uurtarief, jouw ploeggrootte, jouw keurende partij. Wat dit artikel levert, is het rekenschema waar je die getallen in zet.
Post 1: stilstand van de ploeg
Dit is de grootste en tegelijk de meest onderschatte post. Een afgekeurd of ongekeurd middel legt zelden één persoon stil, maar de hele werkgang die eromheen is gepland. Wie op een hoogwerker wacht, wacht met vier man tegelijk.
Reken deze post als volgt: het aantal mensen dat niet verder kan, maal het aantal uren dat het duurt voordat er een oplossing is, maal je interne uurtarief. Tel daar de uren bij op die iemand kwijt is aan bellen, zoeken en regelen, want die persoon doet op dat moment ook zijn eigen werk niet.
Waar het extra pijn doet
Stilstand telt dubbel wanneer een ploeg met een bus is uitgereden, wanneer er materieel is gehuurd dat per dag doorloopt, of wanneer je met meerdere partijen op elkaar bent ingepland. In dat laatste geval betaal je niet alleen je eigen uren, maar veroorzaak je ook vertraging bij een ander, en dat komt vroeg of laat terug in de samenwerking.
Post 2: spoed in plaats van planning
Een keuring die je een maand vooruit plant, past in de route van de keurende partij. Een keuring die vandaag moet, past nergens in en kost daarom meer: een aparte rit, voorrang op andere klanten, soms werk buiten de normale uren.
Hetzelfde geldt voor certificaten. Een examen dat je een half jaar vooruit plant, boek je op een rustige dag met een medewerker die toch al binnen zit. Een examen dat morgen moet, betekent een plek zoeken waar nog ruimte is en een productieve dag inleveren.
- Meerkosten van een spoedbezoek ten opzichte van een gepland bezoek.
- Reistijd en uren van je eigen mensen die het bezoek moeten begeleiden.
- Een vervangend middel huren zolang het eigen middel niet gebruikt mag worden.
- Een medewerker die op examendag niet inzetbaar is, terwijl het werk doorloopt.
Post 3: herplannen en uitloop
De derde post ontstaat later en is daardoor het moeilijkst te herkennen. Een dag die je halverwege de week kwijtraakt, verschuift het hele project. Die verschoven dag botst met de volgende klus, en zo verplaatst het probleem zich door je agenda.
Reken hier met de tijd die je planner kwijt is aan het herschikken, met de uren die je aan het eind van het project moet inhalen en met de kans dat je een afgesproken opleverdatum niet haalt. Bij bouwprojecten hangt aan die datum vaak een boetebeding of een vervolgstap die niet kan schuiven.
Post 4: risico, aansprakelijkheid en toezicht
Werken met een middel waarvan de keuring is verlopen, is geen administratief detail. Het Arbobesluit schrijft voor dat hijs- en hefgereedschap ten minste eenmaal per jaar wordt gekeurd, en NEN 3140 beschrijft de periodieke inspectie van elektrische arbeidsmiddelen. Het toezicht op arbeidsomstandigheden ligt bij de Nederlandse Arbeidsinspectie.
Daar komt de Arbowet bij: elke werkgever moet een risico-inventarisatie en -evaluatie met plan van aanpak hebben. Werkgevers met ten hoogste vijfentwintig werknemers mogen daarvoor een erkend branche-instrument gebruiken en hoeven de risico-inventarisatie dan niet te laten toetsen. In dat plan van aanpak staan ook je keuringstermijnen, en dat maakt een verlopen termijn zichtbaar tijdens elk gesprek over veiligheid.
Gebeurt er iets, dan verschuift de vraag van kosten naar verantwoording: wie wist wat, en wanneer. Een register met datums, meldingen en bewijsstukken is op dat moment het verschil tussen een verklaring die staat en een verklaring die je achteraf moet reconstrueren.
Post 5: de kosten van je huidige administratie
De laatste post zit al in je bedrijf en betaal je nu ook. Iemand houdt een lijst bij, zoekt bestanden op, stuurt herinneringen en beantwoordt vragen van opdrachtgevers over certificaten. Die uren zijn echt, ook al staan ze nergens apart.
Tel bij elkaar op: de tijd per maand voor het bijwerken van de lijst, de tijd per keer dat iemand een kopie zoekt, en de tijd die een uitvoerder kwijt is aan navragen. Vermenigvuldig met twaalf en je hebt een jaarbedrag dat vaak groter is dan verwacht.
Zelf rekenen: een schema dat je in een uur invult
Neem het laatste jaar en zoek drie momenten op waarop een keuring of een diploma te laat was. Vul voor elk moment onderstaand schema in met je eigen getallen. Je hebt geen boekhouding nodig, alleen je planning en je geheugen.
| Post | Hoe je hem berekent | Waar je het getal vandaan haalt |
|---|---|---|
| Stilstand | Aantal mensen maal uren maal intern uurtarief | Weekstaat of urenregistratie |
| Regelen en zoeken | Uren van uitvoerder en administratie maal tarief | Schatting van de betrokkenen |
| Spoedtoeslag | Verschil tussen spoedfactuur en normaal tarief | Factuur van de keurende partij |
| Vervangend middel | Huurprijs per dag maal aantal dagen | Verhuurfactuur |
| Uitloop | Extra uren of meerdagen op de planning | Projectplanning voor en na |
| Verstoorde afspraak | Kwalitatief: benoem het gevolg voor de opdrachtgever | Verslag of e-mailverkeer |
Tel de drie voorvallen bij elkaar op en je hebt een reëel jaarbedrag voor een bedrijf van jouw omvang. Vergelijk dat pas daarna met wat bewaking kost. Die volgorde is belangrijk, want zolang je alleen naar de abonnementsprijs kijkt, mist de vergelijking de helft van de rekening.
Wat bewaking daartegenover kost
Een register dat de termijnen bewaakt, is een vaste maandpost. Bij Keuringswacht begint dat bij het pakket Start op 24 euro per maand, met Ploeg op 49 euro en Bedrijf op 95 euro voor grotere organisaties met meer mensen en meer materieel.
Zet dat naast de uitkomst van je schema. In veel bedrijven is één voorkomen voorval per jaar al meer dan de jaarlijkse kosten van de bewaking, en dan zijn de bespaarde administratie-uren nog niet meegeteld. Of dat bij jou ook zo uitpakt, hangt af van je ploeggrootte en van hoeveel keuringsplichtig materieel je hebt.
De afweging tussen een eigen bestand en een systeem dat zelf waarschuwt, staat uitgebreider beschreven in het artikel over de overstap van Excel naar keuringssoftware, inclusief het punt waarop een spreadsheet echt te krap wordt.
De goedkoopste besparing zit in de invoer
Wie de kosten wil verlagen, hoeft niet als eerste software te kopen. De eerste winst zit in het opruimen van de gegevens die je al hebt: einddatums die kloppen, een eigenaar per regel en een bewijsstuk dat je kunt openen.
Veel van de kosten hierboven ontstaan namelijk niet doordat een keuring verloopt, maar doordat niemand op tijd zag dat hij zou verlopen. Dat onderscheid is het hele verhaal. De fouten die daar het vaakst achter zitten, staan op een rij in het artikel over de zeven fouten bij het bijhouden van VCA-diploma's.
Wil je die opruimactie gestructureerd aanpakken, dan is het stappenplan voor een keuringsregister dat klopt de kortste route. Je werkt hem met je uitvoerder in een paar avonden af.
Conclusie: reken één keer door en beslis daarna
Een verlopen keuring kost zelden geld op het moment dat je het merkt. Hij kost geld in de dagen erna, in uren die niemand boekt en in afspraken die je moet verzetten. Zolang die posten los blijven staan, lijkt keuringsbeheer duur en stilstand gratis, terwijl het precies omgekeerd is.
Vul het schema hierboven één keer in met je eigen cijfers. Kom je op een bedrag waar je van schrikt, dan is de termijnbewaking van Keuringswacht de eenvoudigste manier om die kosten naar voren te halen: één register met einddatums, eigenaren en bewijsstukken, dat ruim op tijd zelf aan de bel trekt.
Leg je uitkomst gerust naast onze pakketten via het contactformulier. Je aanvraag komt binnen bij Jimenez Julien, die Keuringswacht bouwt en beheert, en je krijgt binnen twee werkdagen antwoord per e-mail.
