Privacyverklaring van Keuringswacht

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is sinds 25 mei 2018 van toepassing en wordt in Nederland aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Deze verklaring beschrijft hoe wij daar bij Keuringswacht invulling aan geven, zowel op deze website als in de dienst zelf.

Wie verwerkingsverantwoordelijke is

Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die u via deze website achterlaat, is MLJ, uitgever van Keuringswacht. De volledige registratiegegevens staan in het colofon. U bereikt ons voor alle privacyvragen op jimenezjulien42@gmail.com. Er is geen aparte functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; uw vraag komt rechtstreeks bij de directeur van de publicatie terecht.

Twee situaties, twee rollen

Het is belangrijk om twee dingen uit elkaar te houden, omdat de rolverdeling verschilt.

• Deze website. Vult u het contactformulier in of stuurt u ons een e-mail, dan bepalen wij zelf waarom en hoe wij die gegevens verwerken. Wij zijn dan verwerkingsverantwoordelijke.
• De dienst Keuringswacht. Gebruikt u het register voor uw eigen personeel en materieel, dan bepaalt u als klant wat u vastlegt en waarom. U bent dan verwerkingsverantwoordelijke en wij zijn verwerker. Wij sluiten daarvoor een verwerkersovereenkomst, zoals artikel 28 AVG voorschrijft.

Gegevens via het contactformulier

Het formulier op de homepage vraagt bewust weinig. Dit is wat er wordt verwerkt en waarom.

Gegeven	Verplicht	Waarom wij het vragen
Naam	Ja	Om u persoonlijk te kunnen aanschrijven in het antwoord.
E-mailadres	Ja	Om te antwoorden. Wij gebruiken het adres niet voor nieuwsbrieven.
Bedrijf of organisatie	Nee	Om te begrijpen om wat voor bedrijf het gaat, zodat het antwoord aansluit.
Waar het om gaat	Nee	De keuze tussen een demo, een pakket of een offerte op maat, zodat wij het juiste voorbereiden.
Uw situatie	Ja	Uw eigen omschrijving. Alleen u bepaalt wat u hier invult.

Daarnaast verwerkt onze hostingpartij bij het versturen technische gegevens die bij elk internetverkeer horen, zoals het IP-adres van waaruit het formulier wordt verstuurd en het tijdstip. Die gegevens worden gebruikt om misbruik en spam tegen te gaan, niet om u te volgen.

Gegevens in het keuringsregister

Zodra u Keuringswacht daadwerkelijk gebruikt, staan er persoonsgegevens van uw medewerkers in het register. Dat is de kern van de dienst en daarom benoemen wij het expliciet. Het gaat in de praktijk om:

• naam, functie en vestiging of ploeg van de medewerker, en of het gaat om eigen personeel, een uitzendkracht of iemand van een onderaannemer;
• het soort certificaat of diploma, bijvoorbeeld B-VCA, VOL-VCA of VIL-VCU, met het nummer, de datum van behalen en de berekende einddatum;
• keuringen en inspecties van middelen, zoals de jaarlijkse keuring van hijs- en hefgereedschap of de periodieke inspectie van elektrische arbeidsmiddelen volgens NEN 3140, met de uitvoerende partij en de datum;
• documenten die u zelf toevoegt, zoals een foto van een pasje of een keuringsrapport in pdf;
• gebruiksgegevens van uw eigen accounts: wie welke kaart heeft aangemaakt of gewijzigd en wanneer, zodat u kunt aantonen hoe het register tot stand is gekomen.

Een geldig VCA-diploma zegt iets over kennis, niet over gezondheid. Medische keuringen en verklaringen van arbeidsgeschiktheid vallen wel onder artikel 9 AVG en horen daarom niet in Keuringswacht thuis. Wilt u die termijnen toch bewaken, leg dan alleen de datum vast en niet de inhoud of de uitslag. Als klant bent u zelf verantwoordelijk voor uw verwerkingsregister, dat artikel 30 AVG voorschrijft; in de praktijk geldt die plicht bijna altijd, omdat het bijhouden van personeelsgegevens niet incidenteel is.

Doel en grondslag

Wij verwerken de gegevens uit het contactformulier om uw vraag te beantwoorden, een demo voor te bereiden en zo nodig een offerte uit te brengen. De grondslag is uw eigen verzoek om contact en het gerechtvaardigde belang van MLJ om op een zakelijke vraag te reageren en de aanvraag te kunnen terugvinden. Komt het tot een overeenkomst, dan verwerken wij daarnaast de gegevens die nodig zijn om die overeenkomst uit te voeren en te factureren.

Wij gebruiken uw gegevens niet voor profilering, geautomatiseerde besluitvorming of gerichte advertenties, en wij verkopen ze niet. Er gaat geen commerciële e-mail uit naar mensen die alleen een vraag hebben gesteld.

Hoe lang wij bewaren

• Aanvragen die niet tot een overeenkomst leiden: maximaal twee jaar na het laatste contact, zodat wij een eerder gesprek kunnen terugvinden als u later opnieuw contact opneemt. Wilt u dat het eerder weg is, dan verwijderen wij het op verzoek.
• Correspondentie over een lopende overeenkomst: zolang de overeenkomst duurt en daarna nog de periode die nodig is voor garantie en geschillen.
• Facturen en boekhouding: conform de fiscale bewaarplicht van zeven jaar.
• Gegevens in uw register: zolang u de dienst gebruikt. Na opzegging kunt u een export opvragen. Daarna verwijderen wij uw omgeving binnen de termijn die in de verwerkersovereenkomst is afgesproken.

Ontvangers en verwerkers

Wij delen zo min mogelijk. De partijen die gegevens namens ons verwerken zijn:

• Netlify als hostingpartij van deze website. Netlify ontvangt de inhoud van het contactformulier en de bijbehorende technische gegevens en handelt de verzending af.
• De e-mailvoorziening waarmee wij uw bericht ontvangen en beantwoorden.

Met partijen die als verwerker optreden, maken wij afspraken over vertrouwelijkheid, beveiliging en het verwijderen van gegevens. De gegevens die in de dienst zelf staan, worden opgeslagen op servers binnen de Europese Unie. Wanneer een verwerker gegevens buiten de Europese Economische Ruimte zou verwerken, gebeurt dat alleen op basis van een geldig doorgiftemechanisme, zoals de standaardbepalingen van de Europese Commissie.

Beveiliging en datalekken

Het verkeer met deze website loopt versleuteld. Toegang tot de aanvragen die binnenkomen is beperkt tot de directeur van de publicatie. Binnen de dienst bepaalt u zelf per medewerker wie welke dossiers mag zien, zodat niet iedereen bij alle certificaten van collega's kan.

Ontstaat er toch een datalek, dan registreren wij dat intern en melden wij het binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico voor betrokkenen oplevert. Is er een hoog risico voor de mensen om wie het gaat, dan informeren wij hen ook zelf. Bent u klant en treft een lek uw register, dan brengen wij u zo snel mogelijk op de hoogte, zodat u als verwerkingsverantwoordelijke uw eigen melding kunt doen.

Uw rechten

U heeft het recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, dataportabiliteit en bezwaar. Stuur uw verzoek naar jimenezjulien42@gmail.com. Wij reageren binnen een maand. Is uw verzoek ingewikkeld of ontvangen wij er meerdere, dan mogen wij die termijn met maximaal twee maanden verlengen; u hoort dat dan binnen de eerste maand.

Gaat uw verzoek over gegevens die in het register van een werkgever staan, dan is die werkgever de verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwijzen u in dat geval door naar uw eigen organisatie en verlenen daar als verwerker medewerking aan.

Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten, dan proberen wij het op te lossen. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op de AVG.

Cookies

Deze website plaatst geen tracking- of advertentiecookies. Welke strikt noodzakelijke cookies er wel worden gebruikt en hoe u ze in uw browser beheert, leest u in het cookiebeleid.

Wijzigingen in deze verklaring

Verandert de dienst of de manier waarop wij gegevens verwerken, dan passen wij deze verklaring aan en wijzigen wij de datum bovenaan. Ingrijpende wijzigingen melden wij aan klanten per e-mail. De actuele versie staat altijd op deze pagina.