Veelgemaakte fouten
Welke fouten maken bedrijven het vaakst bij het bijhouden van hun VCA-diploma's?
B-VCA, VOL-VCA en VIL-VCU zijn tien jaar geldig. Dat klinkt als rust, maar het is precies de reden waarom een diploma verloopt zonder dat iemand het merkt: een termijn van tien jaar valt buiten elk werkritme dat een bedrijf van nature heeft. Hieronder staan zeven fouten die je bij de poort een medewerker kosten, met per fout de correctie die je vandaag kunt doorvoeren.
Waarom een lange geldigheid lastiger is dan een korte
Bij een keuring die elk jaar terugkomt, ontstaat vanzelf een ritme. De keurende partij komt langs, de stickers worden vervangen, iedereen weet dat het seizoen er weer is. Bij een diploma dat tien jaar meegaat, ontstaat dat ritme nooit.
In tien jaar wisselt de uitvoerder, verhuist de administratie van een kast naar een netwerkschijf, gaat een werkvoorbereider met pensioen en verandert het bedrijf misschien twee keer van naam. Het diploma verandert intussen niet, en juist dat maakt dat niemand er meer naar kijkt.
Wat overblijft is een aanname: "die man heeft VCA, dat weet ik zeker." Dat klopt meestal ook. Alleen is de vraag bij een poortcontrole niet of iemand ooit geslaagd is, maar of het diploma vandaag nog geldig is en of je dat binnen een minuut kunt laten zien.
Fout 1: de behaaldatum vastleggen in plaats van de einddatum
De meeste lijsten beginnen goed en gaan op dit punt mis. In de kolom staat de datum van het examen, want die staat nu eenmaal op het papier. Vervolgens moet iedereen die de lijst leest zelf tien jaar optellen, en dat doet niemand.
Leg altijd beide datums vast, maar sorteer en filter op de einddatum. Zodra je een lijst kunt sorteren op "verloopt het eerst", verandert de administratie van een archief in een planning. Dat is het hele verschil.
De correctie
Zet in je overzicht een aparte kolom met de einddatum en reken die uit op het moment van invoeren, niet op het moment van controleren. Doe dat ook met terugwerkende kracht voor de diploma's die je al hebt liggen, anders houd je twee soorten regels naast elkaar.
Fout 2: vertrouwen op het pasje in de portemonnee
Het pasje zit bij de medewerker, dus het bedrijf hoeft niets te bewaren. Zo is het jarenlang gegaan, en zolang iedereen elke dag op dezelfde locatie werkt, gaat het goed.
Het gaat mis op de eerste ochtend dat een medewerker zijn jas thuis heeft laten liggen, ziek is en zijn collega moet invallen, of dat een opdrachtgever vooraf een lijst met kopieën wil zien. Dan blijkt dat het bedrijf zelf geen enkel bewijsstuk in huis heeft.
Bewaar centraal een leesbare scan van elk diploma, gekoppeld aan de persoon. Niet als losse foto in een chatgesprek, maar op een plek waar de uitvoerder er zonder jou bij kan. Dat kan een map op een server zijn, mits er discipline achter zit, of een register dat het bestand aan de naam en de einddatum vastknoopt.
Fout 3: alleen eigen personeel bijhouden
De vaste ploeg staat in het personeelssysteem en wordt netjes bijgehouden. De inleners, de uitzendkrachten en de vaste onderaannemer die al jaren meeloopt, staan nergens. Toch lopen zij hetzelfde terrein op en gelden voor hen dezelfde toegangseisen.
Bij een controle wordt niet gevraagd wie er op jouw loonlijst staat. Er wordt gevraagd wie er die dag aan het werk is. Wie zijn inleners buiten het register houdt, heeft de helft van het risico buiten beeld.
De correctie
Maak voor een ingeleende kracht dezelfde soort kaart aan als voor eigen personeel, met dezelfde velden en dezelfde waarschuwingen. Spreek met het uitzendbureau of de onderaannemer af dat zij bij aanvang de kopie aanleveren en bij verlenging opnieuw. Zet die afspraak in de opdrachtbevestiging, niet alleen in een e-mail.
Fout 4: niemand is eigenaar van de datum
Er is een map, er is een lijst, en er zijn drie mensen die er af en toe in kijken. Precies daarom kijkt niemand er structureel in. Gedeeld eigendom van een administratie is in de praktijk geen eigendom.
Wijs een naam aan die de diploma's bewaakt en een vervanger voor de vakantieperiode. Geef die persoon niet alleen de taak, maar ook het mandaat om iemand van een project te halen als het diploma verlopen is. Zonder dat mandaat wordt de melding een advies dat je onder tijdsdruk wegklikt.
Wil je weten waar de gaten in je eigen organisatie zitten, loop dan eerst de checklist voor het certificaatbeheer van je ploeg door. Die zet de vragen op een rij die je met de personeelslijst en de gereedschapskast ernaast beantwoordt.
Fout 5: te laat of te vaag waarschuwen
Een melding op de dag dat het diploma verloopt, is geen waarschuwing maar een constatering. Tegen die tijd staat de medewerker al op de planning voor een project waar hij niet naar binnen komt.
Een examen moet worden ingepland, er is lesstof, er zijn wachttijden bij drukke opleiders en er is een medewerker die op dat moment gewoon aan het werk is. Reken dus terug vanaf de einddatum en waarschuw ruim daarvoor, met een tweede signaal als er nog niets is gebeurd.
| Moment | Wie krijgt het signaal | Wat er dan gebeurt |
|---|---|---|
| Zes maanden voor de einddatum | De beheerder van het register | Examen inplannen en de kosten in de begroting zetten |
| Drie maanden voor de einddatum | Beheerder en uitvoerder | Datum vastleggen, vervanging regelen voor die dag |
| Eén maand voor de einddatum | Beheerder, uitvoerder en de medewerker zelf | Controleren of het examen daadwerkelijk staat |
| Op de einddatum | De planning | De medewerker uit de projectbezetting halen tot het nieuwe diploma binnen is |
Fout 6: het diploma hangt aan een naam, niet aan een persoon
In een lijst met veertig namen staan al snel twee mensen met dezelfde achternaam, een naam die een keer met en een keer zonder tussenvoegsel is ingevoerd, en een roepnaam die niet op het legitimatiebewijs staat. Zolang alles op naam gaat, ontstaan er dubbele of verweesde regels.
Koppel elk diploma aan één persoonskaart met een uniek kenmerk, bijvoorbeeld een intern personeelsnummer. Zet daar de schrijfwijze op zoals die op het diploma en op het legitimatiebewijs staat. Bij de poort wordt vergeleken met het document in de hand, niet met de roepnaam die jij gebruikt.
Let er tegelijk op dat je niet meer gegevens vastlegt dan nodig. Een kopie van een diploma is een persoonsgegeven en valt onder de Algemene verordening gegevensbescherming, die sinds 25 mei 2018 van toepassing is. Artikel 30 van die verordening vraagt om een verwerkingsregister, en de uitzondering voor kleinere organisaties vervalt zodra de verwerking niet incidenteel is. Bij een register dat je structureel bijhoudt, geldt die plicht dus vrijwel altijd.
Fout 7: wel een datum, geen bewijs
De laatste fout is de sluipendste. De lijst is compleet, de datums kloppen, en toch loopt het vast, omdat er bij de regel geen document zit. Een datum in een spreadsheet is een bewering. Bij een toegangscontrole of bij een bezoek van de Nederlandse Arbeidsinspectie telt het document.
Controleer daarom niet of de lijst gevuld is, maar of je bij drie willekeurige namen binnen een paar minuten het bijbehorende bestand kunt openen. Lukt dat niet, dan heb je een overzicht en geen dossier.
Wat dit in de praktijk betekent
Een ochtend waarop dit misgaat, verloopt vrijwel altijd hetzelfde: iemand belt, iemand zoekt, en de ploeg staat stil. In het geschetste voorbeeld van een poortcontrole op de bouwplaats staat die ochtend stap voor stap uitgewerkt, inclusief de momenten waarop het nog te repareren was.
De zeven fouten in één overzicht
- Behaaldatum in plaats van einddatum: reken de einddatum uit bij het invoeren.
- Alleen het pasje bij de medewerker: bewaar centraal een leesbare kopie.
- Inleners buiten beeld: geef hen dezelfde kaart als eigen personeel.
- Geen eigenaar: wijs een beheerder aan met een vervanger en met mandaat.
- Te late signalen: waarschuw zes, drie en één maand vooraf.
- Diploma aan een naam: koppel aan een persoonskaart met uniek kenmerk.
- Datum zonder document: test of je het bewijsstuk binnen minuten opent.
Wie deze zeven punten oplost, verplaatst het werk naar voren. Dat kost in het begin een paar avonden en levert daarna tijd op, want je hoeft niet meer te zoeken op het moment dat het haast heeft. Wat het je scheelt als er wel iets misgaat, staat uitgerekend in het artikel over wat een verlopen keuring werkelijk kost.
Conclusie: laat de einddatum het werk doen
Alle zeven fouten komen op hetzelfde neer. De administratie is ingericht op het verleden, op wat iemand ooit heeft gehaald, terwijl de vraag op de werkvloer altijd over de toekomst gaat: mag deze persoon morgen aan het werk. Draai die volgorde om en het grootste deel van het probleem verdwijnt vanzelf.
Daar is het certificaatregister van Keuringswacht voor gemaakt. Je legt per persoon het diploma, de einddatum, de eigenaar en het bewijsstuk vast, en het systeem waarschuwt ruim op tijd de mensen die er iets mee moeten. Ook voor inleners en onderaannemers, in dezelfde lijst.
Wil je je huidige diplomalijst een keer tegen deze zeven punten laten leggen, beschrijf je situatie dan via het contactformulier. De aanvraag komt binnen bij Jimenez Julien, die Keuringswacht bouwt en beheert, en je krijgt binnen twee werkdagen een concreet antwoord. Er belt niemand ongevraagd.
