Wie is er in je bedrijf verantwoordelijk voor de keuringen en bij wie ligt de bewijslast?

Bij keuringen en certificaten gaat het zelden mis omdat iemand de regel niet kent. Het gaat mis omdat niemand precies weet wie de datum bewaakt en wie hem achteraf moet kunnen aantonen. Hieronder staan de vragen die installatie- en bouwbedrijven ons daarover stellen, met antwoorden zonder omhaal.

Het korte antwoord voordat we uitpakken

De verantwoordelijkheid voor veilige arbeidsmiddelen en voor vakbekwaam personeel ligt bij de werkgever. Die kan taken uitbesteden aan een uitvoerder, een externe keurende instantie of een adviseur, maar hij kan de verantwoordelijkheid zelf niet doorschuiven.

De bewijslast volgt daaruit. Als een toezichthouder of een opdrachtgever vraagt of een middel gekeurd is en of iemand bevoegd is, dan is het aan het bedrijf om dat te laten zien. "Het is wel gebeurd" is geen antwoord; het document met de datum is dat wel.

Vragen over verantwoordelijkheid

Wie is er formeel verantwoordelijk voor de keuringen?

De werkgever. De Arbowet verplicht elke werkgever tot een risico-inventarisatie en -evaluatie met een plan van aanpak, en daarin staan ook de arbeidsmiddelen en de manier waarop je ze veilig houdt. Het toezicht op arbeidsomstandigheden ligt bij de Nederlandse Arbeidsinspectie.

Werkgevers met ten hoogste vijfentwintig werknemers mogen voor die risico-inventarisatie een erkend branche-instrument gebruiken en hoeven hem dan niet te laten toetsen. Dat maakt het opstellen eenvoudiger, maar het verandert niets aan wie er verantwoordelijk is voor de uitvoering.

Kan ik dat neerleggen bij mijn uitvoerder?

Je kunt de taak beleggen, en dat is ook verstandig. Wat je belegt is het uitvoeren en bijhouden, niet de eindverantwoordelijkheid. Leg daarom per soort certificaat of middel schriftelijk vast wie de eigenaar van die datum is, en zorg dat die persoon ook echt de middelen heeft om te handelen.

Een eigenaar zonder budget of zonder mandaat om een keuring in te plannen, is een naam in een kolom. Dat is een van de meest voorkomende gaten in het beheer, en hij komt uitgebreid terug in de checklist waarmee je het certificaatbeheer van je ploeg nakijkt.

En bij ingehuurde krachten of onderaannemers?

De werkgever van die persoon blijft verantwoordelijk voor diens opleiding en certificaten. Tegelijk moet jij als inlener of hoofdaannemer kunnen laten zien dat je op je eigen werk geen mensen inzet zonder de vereiste papieren. In de praktijk betekent dat: je vraagt de gegevens op, je legt ze vast en je bewaakt ze net zo goed als die van je eigen mensen.

Wacht daar niet mee tot de eerste werkdag. Wat er dan gebeurt, staat beschreven in het artikel over de poortcontrole waarbij iemand alsnog naar huis wordt gestuurd.

Vragen over termijnen

Hoe vaak moet hijs- en hefgereedschap gekeurd worden?

Het Arbobesluit schrijft voor dat hijs- en hefgereedschap ten minste eenmaal per jaar wordt gekeurd. "Ten minste" is het sleutelwoord: intensief gebruik, zware omstandigheden of een uitkomst uit je eigen risico-inventarisatie kunnen een kortere termijn nodig maken. De volledige uitleg staat in het artikel over wat het Arbobesluit over de keuringsplicht zegt.

En elektrische arbeidsmiddelen?

Daarvoor is NEN 3140 de norm die de periodieke inspectie van elektrische arbeidsmiddelen beschrijft. De norm zelf is geen wet, maar hij is de gangbare invulling van de zorgplicht die wel uit de arbowetgeving volgt. De termijn per middel bepaal je op basis van gebruik en omgeving en leg je vast, zodat je hem kunt uitleggen.

Hoe lang is een VCA-diploma geldig?

VCA-diploma's, dus B-VCA, VOL-VCA en VIL-VCU, zijn tien jaar geldig. Dat lijkt comfortabel en is juist daarom lastig: tien jaar is lang genoeg om de datum volledig uit beeld te laten raken, en vaak is de collega die het destijds regelde er niet meer als het aan de orde komt.

Wanneer moet de melding komen?

Zo vroeg dat je nog een keuze hebt. Voor materieel is enkele weken meestal genoeg om een keurende partij in te plannen. Voor opleidingen en examens werk je beter met maanden, want je moet een plek vinden en een productieve dag inleveren. Onze vuistregel: één melding zo vroeg dat je kunt plannen, en één zo laat dat je niet kunt vergeten.

Vragen over bewijs en dossier

Wat moet ik precies kunnen laten zien?

Niet je lijst, maar het stuk dat eronder ligt. Zorg dat je per regel deze vier dingen binnen een minuut kunt tonen.

• Wat het is: een uniek nummer van het middel of de naam van de persoon.
• Wanneer het is gekeurd of behaald, en wanneer het verloopt.
• Wie het heeft gekeurd of afgegeven, met naam van de deskundige of de instantie.
• Het document zelf, als scan of foto, leesbaar en compleet.

Mag een foto van het certificaat, of moet het origineel bewaard blijven?

Voor het aantonen is een leesbare digitale kopie in de praktijk voldoende, mits duidelijk is waar het origineel is als daarom gevraagd wordt. Belangrijker dan de vorm is dat de kopie bij de juiste regel hangt en niet in een map staat die iemand ooit heeft verplaatst.

Hoe lang bewaar ik keuringsbewijzen?

Er is geen termijn die voor alle stukken geldt. Praktisch werkt dit: bewaar het bewijs van een middel zolang het middel in gebruik is en daarna nog de periode waarin je er redelijkerwijs op kunt worden aangesproken. Veel bedrijven sluiten daarvoor aan bij de zeven jaar die zij toch al voor hun administratie aanhouden. Bewaar bij personeel niet meer dan nodig is voor het doel.

Wat als het bewijs er niet meer is?

Dan reconstrueer je wat je kunt: vraag een kopie op bij de keurende partij of de examinerende instelling, en leg vast wat je hebt gedaan om het terug te halen. Een eerlijk gedocumenteerd gat is beter dan een lege regel, en veel beter dan een datum die iemand achteraf invult.

Vragen over privacy en toegang

Mag ik diploma's van medewerkers zomaar vastleggen?

Certificaten van medewerkers zijn persoonsgegevens en vallen onder de AVG, die in Nederland wordt aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Vastleggen mag als je een duidelijk doel hebt, en dat doel is hier concreet: aantonen dat je mensen bevoegd inzet. Leg niet meer vast dan daarvoor nodig is.

Houd rekening met het verwerkingsregister uit artikel 30 AVG. De uitzondering voor organisaties met minder dan 250 medewerkers vervalt zodra de verwerking niet incidenteel is, en het bijhouden van personeelscertificaten is dat per definitie niet.

Waar moet ik extra op letten?

Op gezondheidsgegevens. Die zijn bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG en horen niet in een keuringsregister thuis. De uitkomst van een medische keuring leg je dus niet inhoudelijk vast; hooguit dat er een geldigheid is en tot wanneer.

Denk ook aan de rechten van betrokkenen: inzage, rectificatie, wissing, beperking, dataportabiliteit en bezwaar. Een verzoek beantwoord je binnen een maand, met een verlenging van maximaal twee maanden. Een register waarin je per persoon alles bij elkaar ziet, maakt dat een kwestie van minuten in plaats van dagen.

Wie in mijn bedrijf mag welke gegevens zien?

Beperk dat tot wie het nodig heeft. Een uitvoerder heeft genoeg aan de vraag of iemand vandaag inzetbaar is; de onderliggende documenten hoeven niet voor iedereen open te staan. Leg die rechtenverdeling één keer vast in plaats van hem per geval te bedenken.

Vragen over de invoering

Waar begin ik als er nu niets is?

Bij de einddatums, niet bij de documenten. Een lijst met kloppende einddatums en een eigenaar per regel levert direct waarde op, ook zonder scans. De scans voeg je daarna toe, in de volgorde waarin de datums naderen.

Hoeveel werk is dat?

Dat hangt af van hoeveel mensen en materieel je hebt en van de staat van je huidige administratie. Reken op een paar avonden met je uitvoerder voor een bedrijf met een ploeg en een aanhanger, en op meer als je met meerdere locaties werkt. Het is eenmalig werk en meteen de beste opruimactie in jaren.

Keurt Keuringswacht zelf?

Nee. Keuringswacht keurt niets en verklaart niets goed. Het is een register dat bewaakt wat je in huis hebt, wanneer het verloopt en wie er iets mee moet. De keuring blijft het werk van je eigen deskundige of van een externe keurende instantie.

Conclusie: de verantwoordelijkheid blijft, het onthouden niet

Je kunt de verantwoordelijkheid voor keuringen en certificaten niet uitbesteden, en de bewijslast evenmin. Wat je wel kunt uitbesteden, is het onthouden. Dat is precies het deel waar het in de praktijk op stukloopt: niet de kennis van de regel, maar de datum die niemand op tijd zag.

Daar is het keuringsregister van Keuringswacht voor gemaakt: mensen en middelen in één overzicht, met een einddatum, een eigenaar en een bewijsstuk per regel, en een melding die ruim op tijd bij de juiste persoon binnenkomt. De gegevens staan op servers binnen de Europese Unie en de AVG is leidend.

Staat je vraag er niet bij, stel hem dan via het contactformulier. Je bericht komt binnen bij Jimenez Julien, die Keuringswacht bouwt en beheert, en je krijgt binnen twee werkdagen antwoord per e-mail.